Причины использования электронных таблиц

Если вас спросят, зачем существуют электронные таблицы, то вы, вероятно, задумаетесь, прежде чем дадите ответ. Такой вопрос задают редко, но ответ на него, надеемся, изменит ваш взгляд на разработку приложений — все зависит от конечного пользователя.Несколько лет назад я неофициально провел в одной из компаний анкетирование пользователей электронных таблиц. Большинство опрошенных сотрудников предпочитали Excel, но было среди них и немного преданных сторонников Lotus 1-2-3 для DOS. Анкета состояла из единственного вопроса (Почему вы пользуетесь процессором электронных таблиц?) с разными вариантами ответа. Рядом с нужным вариантом требовалось поставить галочку.

Респонденты могли выбрать столько вариантов ответа, сколько желали. После того, как были собраны заполненные анкеты, каждый пользователь на основе личных наблюдений был занесен в одну из двух категорий: неопытных или умеренно ИЛИ очень опытных пользователей.Результаты представлены в табл. 5.2.

Таблица 5.2. Почему вы пользуетесь программой электронных таблиц?

Конечно, в результате анкетирования выявлены не все мнения пользователей электронных таблиц, да и, похоже, на то, что, проводя анкетирование в настоящее время, были бы получены совершенно другие результаты. В следующих разделах предлагается интерпретация представленных выше данных.

Неопытные пользователи

Из неопытных пользователей более трех четвертей респондентов заявили, что используют программу электронных таблиц потому, что с ее помощью работа выполняется лучше и программа помогает предотвратить ошибки в расчетах. Другими явными причинами этих пользователей стали следующие: это единственный известный способ выполнить конкретную задачу; умение использовать эту программу; улучшение внешнего вида представленных данных с помощью процессора электронных таблиц.

Только 12% заявили, что программа электронных таблиц уменьшает количество работы, которую им приходится выполнять, или эта программа справляется с большим количеством, разных задач. Такой низкий процент пользователей, понимающих истинное предназначение программы, подтверждает мысль о том, что многие неопытные пользователи просто не понимают возможностей процессоров электронных таблиц. Поэтому, вероятно, нет необходимости в объяснении им сложных функций программы.

Пользователи этой группы часто применяют процессор электронных таблиц только потому, что программа уже установлена в их компьютерах. Во многих случаях эти пользователи не выбирали ее самостоятельно. Она просто оказалась установленной на их рабочих станциях, или тот, кто работал до них, использовал процессор электронных таблиц, и программа оказалась частью унаследованных ими обязанностей. Когда приходит время создавать отчет по продажам за месяц, эти пользователи запускают процессор электронных таблиц и повторяют точно те же процедуры, что и последние 12 месяцев.

Опыт работы с этими пользователями говорит, что большинство из них учится лишь для того, чтобы выполнять базовые операции, или обычно игнорируется примерно 90% возможностей программного продукта. Результаты анкетирования подтверждают данное умозаключение. Многие пользователи не обращались к функциям программы по управлению диаграммами, и никто из них не задумался, что в программе реализована поддержка макросов, Только 8% пользователей ответили, что используют программу электронных таблиц, потому что она является самым подходящим инструментом. В качестве ремарки заметим, что пользователи этой группы часто работают с программами неподходящим образом. Например, суммируют информацию из массивных баз данных, импортируя для этого громадные файлы в процессор электронных таблиц. Или пишут письма и создают накладные с помощью Lotus I-2-3.

Некоторые вводят таблицы с числами в текстовый процессор и затем на ручном калькуляторе подсчитывают суммы. Можете себе представить.

Умеренно опытные и очень опытные пользователи

Более опытные респонденты явно лучше оценивают возможную пользу от процессора электронных таблиц. Обычно они отмечают более веские причины использования Excel. Наиболее частыми причинами, приводимыми опытными пользователями, были те, которые не отмечены их неопытными коллегами. Это, например, уменьшение рабочей нагрузки, экономия времени, самый подходящий инструмент для конкретной задачи и т.д. Интересно, что эти пользователи также часто указывали две главные причины, по которым неопытные пользователи использовали процессор электронных таблиц: работа выполняется эффективнее и меньше ошибок при расчетах.

Выводы

Данное неофициальное анкетирование, возможно, несколько прояснило ситуацию. Итак, пользователи работают с процессорами электронных таблиц потому, что:

Вы как разработчик должны рассматривать эти выводы с точки зрения целей, поставленных перед разработкой приложения. Ваше приложение будет успешным, если оно поможет пользователю комфортно себя чувствовать за компьютером, создавать привлекательные документы, получать более точные результаты, в также экономить время и трудовые затраты.